Mitarbeiter finden: 7 Wege im Vergleich, mit Kosten pro Einstellung

Welche Wege gibt es, um Mitarbeiter zu finden?

Für Handwerksbetriebe und Mittelständler gibt es 7 Wege, die in der Praxis Einstellungen bringen. Sie unterscheiden sich vor allem in einem Punkt: Manche warten darauf, dass jemand sucht (Anzeigen, Arbeitsagentur), andere gehen auf Leute zu, die gar nicht suchen (Empfehlung, Social Recruiting, direkte Ansprache). Die Übersicht:

Quellen: IAB-Stellenerhebung 2025, Preisseiten von Indeed und StepStone (Oktober 2026), branchenübliche Konditionen für Personalvermittlung und Zeitarbeit, heylead-Marktanalyse Social Recruiting. Die Tempo-Angaben sind Erfahrungswerte für Fachkraft-Stellen im Handwerk, keine amtliche Statistik.

Über welchen Weg finden Betriebe die meisten Mitarbeiter?

Über Empfehlungen. Persönliche Kontakte und Empfehlungen waren 2025 bei mehr als jeder vierten Neueinstellung der entscheidende Suchweg, öfter als jeder andere einzelne Kanal. Jobbörsen sind zwar der meistgenutzte Weg, bringen die Einstellung aber deutlich seltener tatsächlich zustande. Genutzt und entscheidend sind zwei verschiedene Dinge.

Im Handwerk ist der Abstand meist noch größer, weil die gesuchten Gesellen und Monteure fest angestellt sind und kein Jobportal öffnen. Wie du aus den eigenen Leuten ein Empfehlungsprogramm machst, das wirklich läuft, inklusive Prämienhöhe und Steuerfrage, steht im Ratgeber Mitarbeiter werben Mitarbeiter.

Was kostet eine Einstellung je nach Weg?

Zwischen wenigen hundert und über 15.000 Euro. Entscheidend ist nicht der Preis pro Anzeige oder pro Bewerbung, sondern der Preis pro tatsächlicher Einstellung, und der hängt davon ab, ob der Weg die richtigen Leute überhaupt erreicht. Eine günstige Anzeige, nach der die Stelle offen bleibt, ist am Ende der teuerste Weg.

Rechenweg Zeitarbeit: 20 € Stundenlohn, Verrechnungssatz 36 bis 50 € bei rund 160 Stunden im Monat ergibt 5.760 bis 8.000 € Rechnung, eine eigene Kraft kostet mit rund 25 % Arbeitgeberanteil etwa 4.000 €. Die genaue Gegenrechnung für deinen Fall macht der Rechner im Ratgeber Was kostet ein Leiharbeiter?.

Wer die Kosten nur gegeneinander stellt, vergisst den größten Posten: die Zeit, in der die Stelle leer bleibt. Jeder Tag ohne Fachkraft kostet Aufträge, und diese Kosten tauchen in keiner Rechnung eines Anbieters auf.

Warum ist es im Handwerk so schwer, Mitarbeiter zu finden?

Weil die meisten guten Fachkräfte nicht suchen. Rund 2 von 3 Beschäftigten sind grundsätzlich offen für einen Wechsel, schauen aber nicht aktiv auf Jobportale. Dazu kommt der Engpass selbst: In vielen Handwerksberufen gibt es schlicht weniger Arbeitslose als offene Stellen, die Bundesagentur führt sie als Engpassberufe.

Welche Berufe besonders betroffen sind, zeigt die Liste der Engpassberufe 2026, die Ursachen und Lösungen der Ratgeber Fachkräftemangel im Handwerk. Und wenn auf deine Anzeige gar nichts kommt, liegt es fast nie am Markt allein, sondern an 5 typischen Gründen, die du selbst beheben kannst: Keine Bewerber auf die Stellenanzeige?.

Wie findest du Mitarbeiter, die gar nicht suchen?

Indem du dort auftauchst, wo sie ohnehin sind, und es ihnen leicht machst. Passive Fachkräfte erreichst du über 3 Wege: Empfehlungen aus der Belegschaft, Social Recruiting auf Facebook und Instagram und die direkte Ansprache. Alle drei funktionieren nur, wenn der erste Schritt klein ist: eine kurze Frage statt einer Bewerbung mit Anschreiben.

• Social Recruiting: Eine Anzeige mit echten Bildern aus deinem Betrieb läuft im Feed von Fachkräften in deiner Region, die sich mit wenigen Klicks am Handy melden. Wie das genau funktioniert, erklärt Was ist Social Recruiting?.
• Empfehlung: Deine Leute kennen die guten Kollegen aus der Berufsschule, vom letzten Arbeitgeber oder aus dem Verein. Eine Stelle, die sich per WhatsApp weiterleiten lässt, ist hier wichtiger als die Prämie.
• Direkte Ansprache: Ehemalige Mitarbeiter, frühere Azubis und Kontakte von Lieferanten und Baustellen. Ein Anruf ist hier oft mehr wert als jede Anzeige.

Wie sich das für einzelne Gewerke unterscheidet, steht in den Ratgebern zu Elektriker finden, Anlagenmechaniker SHK finden, Dachdecker finden und KFZ-Mechatroniker finden. Einen Überblick über alle Gewerke gibt die Seite Recruiting im Handwerk.

Welcher Weg passt zu welcher Lage?

Das hängt vor allem davon ab, wie dringend es ist und ob du die Stelle einmal oder immer wieder besetzt. Für einen Ausfall ab nächster Woche taugen andere Wege als für die dritte Gesellen-Stelle in diesem Jahr. Die Faustregeln:

Wenn es wirklich schnell gehen muss, hilft der Ratgeber Kurzfristig Mitarbeiter finden mit einem Plan für die ersten 14 Tage. Wenn zwar Bewerbungen kommen, aber die falschen, liegt der Hebel im Anforderungsprofil: Qualifizierte Mitarbeiter finden. Und wer die Suche grundsätzlich neu aufstellen will, findet die 10 Maßnahmen im Ratgeber Mitarbeitergewinnung im Handwerk.

Welche Fehler kosten bei der Mitarbeitersuche am meisten?

Die teuersten Fehler passieren nicht bei der Wahl des Kanals, sondern danach. Wer eine gute Bewerbung 5 Tage liegen lässt, hat den Kandidaten meist schon verloren, egal wie viel die Anzeige gekostet hat. Die 5 häufigsten Fehler aus Betrieben, die zu uns kommen:

1. Zu langsame Rückmeldung. Gute Fachkräfte haben mehrere Optionen. Eine Antwort binnen 24 Stunden ist Pflicht, ein Anruf am selben Tag ist besser.
2. Bewerbung mit Anschreiben und Lebenslauf verlangen. Ein Geselle schreibt abends kein Anschreiben. Name, Telefonnummer und 3 kurze Fragen reichen für den ersten Kontakt.
3. Nur ein Kanal. Wer ausschließlich Anzeigen schaltet, erreicht nur die aktiv Suchenden, also das kleinere Drittel des Marktes.
4. Kein Lohn in der Stellenbeschreibung. Fachkräfte vergleichen. Eine Lohnspanne schafft Vertrauen und spart Gespräche, die am Gehalt scheitern.
5. Den eigenen Betrieb nicht zeigen. Ein Foto vom echten Team und der echten Werkstatt wirkt stärker als jeder Text über ein familiäres Arbeitsklima.

Fazit

Mitarbeiter finden ist im Handwerk keine Frage des einen richtigen Kanals, sondern der richtigen Kombination. Empfehlungen bringen die meisten Einstellungen, Jobbörsen laufen mit, entscheiden aber selten, und die passive Mehrheit der Fachkräfte erreichst du nur, wenn du auf sie zugehst. Personalvermittlung lohnt sich für einmalige Spezialisten, Zeitarbeit für Auftragsspitzen. Für alle, die jedes Jahr wieder Gesellen suchen, rechnet sich ein eigener Bewerberstrom: Mit der Perfect Match Methode® baut heylead ihn für Handwerksbetriebe so auf, dass Bewerber kommen, die fachlich und menschlich ins Team passen. Wie das für deinen Betrieb aussehen kann, klären wir im Erstgespräch.